最近公司要搬新辦公室，主管要我負責辦公室座位圖製作，才發現這看似簡單的事情其實有很多細節要注意。首先要考慮部門之間的協作關係，常需要開會的團隊最好安排在鄰近區域，而需要安靜環境的部門則可以安排在角落。今天就來分享幾個實用技巧，讓你的座位圖規劃更有效率！

基本座位圖製作步驟：

1. 測量辦公室空間：先用捲尺量好整個辦公區域的尺寸，包括柱子、走道、出入口等細節
2. 收集人員名單：確認各部門人數及特殊需求（如需要無障礙空間的同仁）
3. 選擇工具：可以用Excel、Word、PPT或專業的ProcessOn流程圖工具

常用工具比較表：

實際動手畫座位圖時，建議先用鉛筆在紙上打草稿。把辦公室平面圖等比縮小畫在方格紙上，每個座位用便利貼代表，這樣調整位置超方便！特別是遇到「A同事不想坐B同事旁邊」這種人情世故問題，用便利貼就能輕鬆解決，不用一直修改電腦檔案。

如果是臨時會議的座位安排，Word的「郵件合併」功能超好用。準備好名單後，可以快速產生桌牌和座位表，還能套用現成模板讓整體看起來更專業。記得要留一些機動座位給臨時參加的人，通常我會多準備5-10%的空位。

最近還發現一個超實用的「Puti-AI班級座位表產生器」，雖然原本是設計給學校用的，但拿來排辦公室座位也很適合。它的AI會自動考慮人員屬性、相處融洽度等因素，幫你排出最佳組合，完全解決了「排座位得罪人」的困擾！

辦公室座位圖怎麼畫？5分鐘學會Excel製作技巧，這其實比你想像中簡單多了！今天就用大家最熟悉的Excel來教大家快速搞定座位圖，連設計系畢業的同事都會驚呼「原來可以這樣用！」。

首先打開Excel，把儲存格調整成正方形最關鍵。選取整個工作表後，在「列高」輸入18（約等於1公分），再設定「欄寬」為2.14，這樣每個格子就會變成完美正方形啦！接著用「框線」功能畫出座位隔間，記得搭配這些實用小技巧：

接下來要標註座位時，善用「合併儲存格」功能把幾個格子變成一個座位空間。建議先用淺色填滿區分不同部門，像是業務部用藍色、會計部用黃色，這樣一目了然。要標示姓名時，按住Alt鍵再按Enter就能在格子內換行，把員工姓名和職稱分兩行寫看起來更專業。

如果想讓座位圖更有真實感，可以插入「圖案」中的簡單家具圖示。桌子用矩形、椅子用圓形組合起來，再用「複製格式」快速產生其他座位。記得最後要加上圖例說明，用「插入文字方塊」標註各顏色代表的部門，這樣新同事來報到時也能馬上找到自己的位置！

誰需要製作座位圖？行政人員必學的辦公室管理術，這絕對是現代辦公室裡超實用的技能！不管是新進員工報到、部門調動，還是辦公室搬遷，一張清楚的座位圖能讓行政工作輕鬆超多。想像一下，不用再一個個問「某某某坐哪裡」，也不用為了找空位跑遍整層樓，是不是超省時？

製作座位圖其實不難，重點是要掌握幾個小技巧。首先，建議用Excel或專業的辦公室規劃軟體，把辦公室的平面圖先畫出來，標註好柱子、走道這些固定設施。再來就是把同事們的座位安排好，這時候可以參考部門分佈、工作需求來分配。像是業務團隊可能需要比較多討論空間，就可以把他們安排在開放區；而需要安靜的會計部門，可能適合靠窗或角落的位置。

實際操作時，記得要預留一些彈性空間。辦公室常常會有臨時人員、訪客或新進員工，保留幾個機動座位超級重要。另外，座位圖做好後一定要定期更新，特別是遇到人員異動時，不然很容易出現「圖上有人但實際沒人」的尷尬狀況。建議可以每個月檢查一次，或者在每次有新同事加入時就馬上更新。

現在很多公司都用數位化的方式管理座位圖，像是Google地圖風格的互動式座位表，點進去還能看到同事的照片和聯絡方式，超級方便。不過就算是用傳統的平面圖也沒關係，重點是要讓大家都能輕鬆找到需要的信息。記得把完成後的座位圖放在公司內部網路上，或是印出來貼在公告欄，這樣不管是新同事還是來訪的客戶都能快速找到人。

什麼時候該更新座位圖？公司搬遷前必看指南

最近公司要搬新家齁？那座位圖更新這檔事真的要好好規劃啦！很多行政同事都會糾結到底什麼時間點改座位圖最合適，太早改怕人員異動又要重弄，太晚改又會讓搬家當天一團亂。其實根據我們幫十幾間公司搬家的經驗，抓對時間點更新座位圖真的能省下超多麻煩！

一般來說，建議在搬遷前2-3週開始規劃新座位圖，這時候部門編制和人數都比較穩定，而且有足夠時間讓同事們預覽調整。不過要注意幾個關鍵時間點：

特別提醒齁，如果公司有身心障礙同仁或孕婦，記得優先安排靠近走道或洗手間的位置。我們上次就遇到有位坐輪椅的同事，臨時發現新座位在辦公室最裡面，整個動線都要重排超麻煩的。

現在很多公司都用線上座位圖系統啦，像是SeatAssign或OfficeSpace這些工具都滿好用的，可以直接拖曳調整位置，還能顯示插座和走道寬度。不過傳統的Excel表格其實也夠用，重點是要讓大家能隨時查看最新版本啦！